Llegan a España la factura electrónica y Verifactu, el nuevo sistema de Hacienda que pronto será obligatorio

A partir del 1 de julio de este año, todas las empresas y autónomos en España estarán obligados a utilizar un software de facturación compatible con el sistema Verifactu para remitir sus facturas a la Agencia Tributaria. Esta obligación, establecida en la Ley Antifraude, y reforzada por la Ley Crea y Crece -aprobadas en noviembre de 2021 y septiembre de 2022, respectivamente- forma parte de la estrategia del Gobierno para aumentar la transparencia fiscal, combatir la morosidad en las operaciones comerciales y acelerar la digitalización de las pymes. 

En este sentido, la Agencia Tributaria ya ha activado el entorno de pruebas para que empresas y proveedores de software puedan comenzar a validar sus sistemas antes de la entrada en vigor oficial. Sin embargo, según el Informe Emprende elaborado por Holded en colaboración con Visma y Kantar, solo el 7% de las pymes españolas están listas para adaptarse a esta transición digital. La ley Crea y Crece estipula que será obligatorio emitir y recibir facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales entre empresas y autónomos, incluyendo la información sobre la fecha de pago.

Inicialmente, esta obligatoriedad se aplicará a las empresas privadas que facturen más de 8 millones de euros al año tras la aprobación del reglamento técnico, mientras que para el resto de las empresas será obligatoria dos años después. Este proceso presenta desafíos significativos, especialmente para aquellas pymes que aún dependen de métodos tradicionales. En España, según datos del citado informe impulsado por Holded, el software líder de facturación y gestión en la nube para pymes y emprendedores, solo el 59,1% de las empresas utiliza software para facturación, siendo esta la función administrativa donde las tasas de adopción de software profesional son más altas. Sin embargo, solo el 22% utiliza software en la nube, lo que refleja una baja adopción de estas herramientas en comparación con otras regiones europeas. A pesar del avance de la tecnología, todavía un 19% todavía confía en hojas de cálculo y un 13% utiliza métodos tradicionales como papel y lápiz, lo que anticipa posibles dificultades del groso del tejido empresarial de nuestro país en la transición hacia la facturación electrónica obligatoria. 

El Informe Emprende también destaca que cinco de cada diez emprendedores en la región mediterránea dedican más del 40% de su tiempo a tareas administrativas, mientras que en otras regiones como los países nórdicos, Benelux y Europa Central, esta cifra ronda entre el 37% y el 40%. Estas tareas incluyen contabilidad, facturación, nóminas, gestión de proveedores, marketing, impuestos y más. Con este panorama de grandes cambios en el horizonte, el uso de software profesional para la gestión administrativa se erige como una herramienta esencial para adaptarse a la nueva normativa, pero también para ahorrar tiempo. 

En concreto, el 54% de las empresas que emplean herramientas de facturación han reportado este ahorro, destacando que el 30% ha notado un ‘ahorro moderado’ y el 24,1% un ‘ahorro considerable’. La contabilidad colaborativa emerge como una solución efectiva para enfrentar estos retos, consiguiendo que los diferentes actores (contables, gestores y empresarios), trabajen de manera conjunta y en tiempo real sobre una misma plataforma digital. La adopción de herramientas en la nube facilita esta colaboración, optimizando la comunicación y reduciendo errores en la gestión contable. Sin embargo, la resistencia al cambio y la falta de formación en nuevas tecnologías son obstáculos que las pymes deben superar de cara a esta nueva etapa en la facturación y gestión de sus empresas. 

“La facturación electrónica no es solo una obligación legal, sino una oportunidad para que las pymes modernicen sus procesos y trabajen de manera más eficiente. Con nuestro software de facturación, no tendrán que preocuparse por los cambios legislativos, ya que Holded se adapta constantemente para cumplir con todos los requisitos legales y fiscales. A su vez, no solo nos aseguramos de que nuestro producto cumpla con la ley, sino que siga siendo el más intuitivo y fácil para nuestros usuarios”, explica Jose Rodriguez Ansaldi, Finance product lead en Holded.